Skattefri kørselsgodtgørelse – revisors guide

At håndtere kørselsgodtgørelse korrekt kan spare både tid og penge, men reglerne kan virke uoverskuelige for mange virksomheder og selvstændige. Skattefri kørselsgodtgørelse giver mulighed for at dække udgifter til kørsel i forbindelse med arbejde, uden at det belaster skatten. Men for at gøre det korrekt er det vigtigt at forstå, hvilke krav der gælder, hvordan kilometer registreres, og hvilke dokumenter der skal opbevares. I denne guide gennemgår vi de vigtigste regler, praktiske tips og eksempler, så du kan sikre, at både du og dine medarbejdere får det fulde skattefrie fradrag ved kørsel.

Hvad er skattefri kørselsgodtgørelse, og hvem kan få det?

Skattefri kørselsgodtgørelse er en ordning, der giver medarbejdere og selvstændige mulighed for at få godtgjort udgifter til erhvervsmæssig kørsel uden at skulle betale skat af beløbet. Formålet er at kompensere for de faktiske omkostninger, der følger med brugen af privat bil eller andre transportmidler i forbindelse med arbejdet. For mange virksomheder og selvstændige er det en vigtig måde at reducere udgifter og sikre korrekt bogføring af transportomkostninger.

Ordningen gælder både for medarbejdere og for ejere af virksomheder, som bruger deres private køretøj til erhvervsmæssige formål. Det er dog afgørende, at kørslen kan dokumenteres, og at den er direkte relateret til virksomhedens drift. Skattefri kørselsgodtgørelse kan gives for kørsel mellem hjem og forskellige arbejdssteder, men ikke for almindelig pendling til den faste arbejdsplads, medmindre der er tale om særlige omstændigheder, som f.eks. flere arbejdssteder på en dag.

For at gøre det mere overskueligt, er her de vigtigste kriterier for, hvem der kan få skattefri kørselsgodtgørelse:

• Medarbejdere med erhvervsmæssig kørsel: Alle ansatte, der bruger egen bil til arbejdsrelaterede ture ud over den daglige pendling til én fast arbejdsplads, kan modtage godtgørelse.
• Selvstændige erhvervsdrivende: Ejere af virksomheder, som bruger deres private bil til kundebesøg, leverancer eller andre arbejdsrelaterede opgaver, kan også få skattefri godtgørelse.
• Dokumentation er nødvendig: Kørslen skal logges nøje med dato, formål, start- og slutadresse samt antal kørte kilometer. Uden korrekt dokumentation kan godtgørelsen risikere at blive beskattet.
• Særlige regler for flere arbejdssteder: Hvis en medarbejder har flere arbejdspladser på en dag, eller hvis den faste arbejdsplads er midlertidig, kan hele kørslen være berettiget til skattefri godtgørelse.

Beløbet, der udbetales skattefrit, afhænger typisk af statens satser, som justeres årligt. For privatbil i 2025 er satsen f.eks. 3,73 kr. pr. km for de første 20.000 km og 2,11 kr. pr. km for kørsel ud over dette. For motorcykel og knallert gælder andre satser. Det er vigtigt at holde sig opdateret med de gældende satser, så udbetalingen forbliver skattefri.

Fordelene ved korrekt anvendelse af skattefri kørselsgodtgørelse er mange:

• Reducerer skattepligtig indkomst for modtageren.
• Sikrer korrekt regnskab og bogføring for virksomheden.
• Motiverer medarbejdere til at udføre erhvervsmæssig kørsel uden økonomisk tab.
• Giver selvstændige mulighed for at fratrække faktiske transportomkostninger uden at betale skat af kompensationen.

Sammenfattende er skattefri kørselsgodtgørelse ikke bare et spørgsmål om at følge reglerne – det er også et praktisk værktøj til at optimere både medarbejdernes og virksomhedens økonomi. Den nøje dokumentation af kørsel og forståelsen af, hvem der er berettiget, er afgørende for at drage fuld fordel af ordningen.

Sådan dokumenterer du skattefri kørselsgodtgørelse korrekt

En af de mest centrale elementer, når det kommer til skattefri kørselsgodtgørelse, er korrekt dokumentation. Uden præcis registrering kan godtgørelsen risikere at blive betragtet som skattepligtig indkomst, hvilket kan give både medarbejdere og selvstændige uventede skattemæssige konsekvenser. Derfor er det vigtigt at have systemer og rutiner på plads, der gør det nemt at logge kørslen på en overskuelig og pålidelig måde.

Først og fremmest bør du forstå, hvilke oplysninger der skal dokumenteres:

• Dato for kørslen: Hver enkelt tur skal registreres med den konkrete dato.
• Start- og slutadresse: Hvor kørslen starter, og hvor den slutter, skal fremgå tydeligt.
• Formål med kørslen: Notér, hvorfor turen blev foretaget – fx kundebesøg, leverance eller møde.
• Antal kørte kilometer: Det er vigtigt at måle afstanden korrekt, helst via GPS eller pålidelige korttjenester.

For virksomheder og medarbejdere kan det være en god idé at indføre et fast system for logning. Dette kan være en digital løsning, fx et regneark, en kørebog-app eller virksomhedens interne regnskabssystem. Fordelen ved digitale systemer er, at de ofte kan generere rapporter, som kan vedlægges regnskabet og dermed dokumentere godtgørelsen overfor Skattestyrelsen.

Derudover er der nogle praktiske tips, der kan hjælpe med at holde styr på kørslen:

• Brug en kørebog: En kørebog er en klassisk metode, hvor hver tur noteres systematisk.
• Gem kvitteringer: Hvis du har udgifter til brændstof, parkering eller broafgifter, kan disse kvitteringer supplere kørebogsoplysningerne.
• Opdater løbende: Det er vigtigt at registrere kørslen løbende. Udskydelse kan føre til glemte ture eller unøjagtige oplysninger.
• Adskil privat og erhverv: For at undgå fejl bør privat kørsel og erhvervskørsel noteres separat.

Selvstændige bør desuden være opmærksomme på, at kørselsgodtgørelse kan indgå i bogføringen som en del af virksomhedens driftsomkostninger. Det betyder, at korrekt registrering ikke kun sikrer skattefrihed for udbetalingen, men også gør det nemmere at føre regnskab og lave årsopgørelse.

En typisk fejl, mange begår, er at forsøge at omregne samlede kilometer for en uge eller måned uden at angive specifikke datoer og formål. Skattestyrelsen kræver dokumentation på tur-for-tur-niveau, så detaljeret logning er uundgåelig.

Endelig er det vigtigt at kende de gældende satser for skattefri kørselsgodtgørelse, da udbetaling over satserne kan medføre beskatning. Opdatering af satser bør ske årligt, og enhver ændring bør indarbejdes i virksomhedens kørselsrutiner.

Kort sagt: korrekt dokumentation af kørselsgodtgørelse handler om at skabe transparens, både for virksomheden og for medarbejderen. Med en struktureret kørebog, klare regler for logning og regelmæssig opdatering kan man undgå fejl og sikre, at godtgørelsen forbliver skattefri.

Skattefri kørselsgodtgørelse og skattemæssige faldgruber

Når man arbejder med skattefri kørselsgodtgørelse, er det ikke kun korrekt dokumentation, der er vigtig – man skal også være opmærksom på potentielle skattemæssige faldgruber. Selvom reglerne kan synes enkle, er der en række situationer, hvor fejl kan føre til uventet beskatning eller krav om tilbagebetaling. For både medarbejdere og selvstændige er det derfor afgørende at forstå de typiske områder, hvor problemer opstår, og hvordan man kan forebygge dem.

En af de mest almindelige faldgruber er blandingen af privat og erhvervskørsel. Selv små afvigelser kan føre til, at Skattestyrelsen anser hele godtgørelsen som skattepligtig. Derfor er det vigtigt at have et klart system, der adskiller de to typer kørsel.

Nogle nøglepunkter at huske på:

• Erhvervskørsel skal dokumenteres: Dato, start- og slutadresse, antal kilometer og formål med turen skal noteres.
• Privat kørsel skal holdes adskilt: Eventuel privat kørsel på samme dag som erhvervskørsel bør ikke indgå i beregningen af skattefri godtgørelse.
• Overhold satserne: Hvis udbetalingen overstiger de gældende skattefrie satser, bliver det overskydende beløb skattepligtigt.

En anden potentiel faldgrube er manglende opdatering af satser og regler. Satserne for skattefri kørselsgodtgørelse kan ændre sig årligt, og hvis virksomheden ikke tilpasser udbetalingen, kan medarbejdere risikere, at en del af godtgørelsen bliver beskattet.

Derudover er der tidspunkter og typer af kørsel, som ofte misforstås:

• Kørsel mellem hjem og fast arbejdsplads: Denne betragtes normalt som privat og er ikke skattefri, medmindre der er særlige omstændigheder (fx midlertidig arbejdsplads).
• Kørsel til møder eller kundebesøg: Dette er typisk erhvervskørsel og kan dækkes skattefrit, så længe dokumentationen er korrekt.
• Kørsel med flere formål på samme dag: Hvis turen kombinerer privat og erhverv, skal kun den erhvervsmæssige del indgå i godtgørelsen.

Selvstændige skal også være opmærksomme på bogføringskrav og dokumentationspligt, da Skattestyrelsen kan kræve detaljeret bevis for hver tur, især hvis virksomheden benytter bilen til både erhverv og privat kørsel.

For at undgå problemer kan det være en hjælp at:

• Anvende digitale kørebøger eller apps, der automatisk logger kilometer og rute.
• Udfylde kørebogen løbende, så oplysningerne altid er friske og korrekte.
• Gennemgå satser og regler årligt, så udbetalingerne tilpasses de gældende retningslinjer.
• Separere bilomkostninger og dokumentere hver tur præcist, især hvis bilen bruges til flere formål.

Kort sagt handler forebyggelse af skattemæssige faldgruber om systematik, løbende opdatering og tydelig adskillelse af privat og erhverv. Med korrekt praksis kan både medarbejdere og selvstændige sikre, at kørselsgodtgørelsen forbliver skattefri, og at man undgår ubehagelige overraskelser ved årsopgørelsen.

At holde styr på skattefri kørselsgodtgørelse behøver ikke være kompliceret, hvis man er systematisk og følger reglerne nøje. Med en klar opdeling mellem privat og erhvervskørsel, korrekt dokumentation og opdaterede satser kan du undgå ubehagelige overraskelser og sikre, at godtgørelsen forbliver skattefri. Det handler i bund og grund om små, konsekvente vaner, der sparer både tid og hovedpine på sigt.